안녕하세요, 이번 포스팅은 자문고객 중 계약 체결을 앞두고 있는 해외 기업이 위치한 국가에 불가항력 조항에 기재된 사유가 발생하여 계약 해제/해지/종료 통지서(Termination Letter, 이하 "종료 통지서")를 준비하면서 작성하게 되었습니다. 계약의 종료는 이러한 불가항력적 사유 외에도 계약의 위반이나 합의 등에 의해서 발생할 수 있는데요, 이처럼 다양한 사유로 인한 계약의 해제/해지/종료를 위하여 작성하는 종료 통지서의 목적과 내용에 대하여 하기와 같이 살펴보도록 하겠습니다.
Termination Letter, 즉 종료 통지서는 계약 당사자 일방이 비즈니스 계약 또는 진행 중인 비즈니스 관계를 취소하거나 종료하려는 의도와 조치를 알리는 공식 문서로 이해하시면 되겠습니다.
이러한 종료 통지서의 목적에 대하여 양 당사자가 이해하기 어렵지는 않겠으나, 종료하려는 계약에서 종료의 의사표시나 행위와 직접적으로 관련되는 종료의 조건이 기재된 조항이나 종료 이후 비밀유지의 반환 문제, 지급된 비용의 정산문제, 결과물 및 지식재산의 귀속 문제를 기재한 조항들을 면밀히 검토하고 이에 대한 의견과 내용이 함께 고지되는 것이 필요하겠습니다. 간혹 실무에서는 종료로 인한 후속 조치에 대하여 양사의 합의가 이루어지지 않아 지리한 분쟁의 소지가 되는 경우가 많기 때문입니다.
이외에도 종료 통지서(Termination Letter)에 기재되어야 할 사항들을 간략히 살펴보겠습니다.
• Termination 하고자 하는 계약의 체결일자 및 정보, 당사자 정보
• Termination 사유 및 근거 조항
• Termination이 유효해지는 조건의 준수와 명시 (예컨대, 30일의 통지 기간의 준수), Termination 유효일자
• Termination 과 관련된 양 당사자의 의무 사항 (비밀유지 취급, 비용 정산, 결과물 및 지식재산의 귀속)
• Termination Letter의 유효한 수신에 대한 확인
• Termination 유효 일자 이후 전달된 물질, 서비스 또는 관련 대금의 사용시 취하게 될 법적 조치의 명시
이상 종료 통지서(Termination Letter)를 작성하실 때 유의하실 사항을 알아보았는데요, 계약은 체결과 유지도 중요하지만 종료시 양 당사자가 원만히 비즈니스 관계를 정리할 수 있도록 기초를 마련하는 통지서의 중요성을 간과하시지 않으시기를 바라며, 영문계약 작성과 검토 경험이 많은 전문가와 상의하시어 종료 이후 발생할 수 있는 분쟁을 미리 예방하시기 바랍니다.
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